使用计算机会计软件的优势

首先,我要说我是一位合格的会计师,他在各种级别的会计课程教授了18年以上。我还曾担任中小型企业的业务顾问。当我遇到没有使用计算机会计程序包或使用电子表格进行会计处理的业务时,我总是感到惊讶。因此,我决定写一篇简短的文章,介绍使用计算机会计软件包的好处。我用于中小型企业的软件包是 MYOB  (管理您自己的企业)会计软件。

中小型企业现在可以以非常低的成本购买“现成的”会计程序。大型企业通常会为其业务量身定制程序。会计程序执行诸如开票,处理付款,支付工资以及提供常规会计报告(例如交易和损益表以及资产负债表)之类的功能。 

引入计算机会计系统具有主要优势,例如操作的速度和准确性,以及也许最重要的是能够查看公司财务状况的实时状态。以我的经验,我从未见过升级到计算机化会计系统的业务恢复为基于纸张的会计系统。典型的计算机会计程序包将提供许多不同的功能。其中包括:

-屏幕上输入和打印销售发票 
-自动更新销售分类帐中的客户帐户 
-记录供应商的发票 
-自动更新供应商帐目在购买分类帐中-记录银行收据 
-向供应商付款和付款费用 
-自动更新总分类帐 
-自动调整库存记录 
-将业务数据库与会计程序集成 
-自动计算工资单和相关分录 

计算机会计程序可以为管理人员提供即时报告,例如:

-老年债务人摘要-显示逾期金额的客户帐户摘要 
-试用余额,交易和损益表和资产负债表 
-股票估价 
-销售分析 
-预算分析和差异分析 
-GST / VAT退税 
-工资单分析 

使用计算机上的计算机会计系统时,输入屏幕的设计易于使用。主要优点是每个交易只需要输入一次,这与手动两次输入系统不同,后者需要两个或三个输入。计算机分类帐系统已完全集成。这意味着,当在计算机上输入商务交易时,它会同时记录在许多不同的会计记录中。

下面列出了计算机会计系统的主要优点:

速度 –通过格式化的屏幕以及内置的客户,供应商详细信息和库存记录的内置数据库,可以比任何人工处理更快地进行数据输入。 
自动文件制作 –快速准确的发票,贷方通知单,采购订单,打印对帐单和工资单文件均自动完成。 
准确性– 错误的空间较小,因为每笔交易仅需要一个会计分录,而手动系统则不需要两个(或三个)分录。 
最新信息– 会计记录会自动更新,因此帐户余额(例如客户帐户)将始终是最新的。 
信息可用性 –数据立即可用,并且可以同时提供给不同位置的不同用户。 
管理资讯 –可以生成报告,以帮助管理层监视和控制业务,例如,账龄较长的债务人分析将显示哪些客户帐户已逾期,试用余额,交易以及损益表和资产负债表。 
GST / VAT退税 –自动为常规GST / VAT退税创建数字。 
可读性 -屏幕和打印数据应清晰可辨,因此将避免因贫穷数字错误。 
效率 –更好地利用资源和时间;现金流应通过更好的收债和库存控制得到改善。 
员工激励 –该系统将要求员工接受使用新技能的培训,这会使他们感到更有动力。除此之外,还可以通过许多类似MYOB的“现成”软件包将培训外包,从而使特定员工对业务运营的批评度降低。 
节省成本 –由于会计记录整洁,最新且准确,因此计算机会计程序减少了工作人员的会计时间并减少了审计费用。 
减少挫败感–管理层可以掌控 一切,从而减少与未知情况相关的压力水平。 
轻松交易多种货币的能力 –现在,许多计算机会计程序包使企业可以轻松地以多种货币进行交易。与汇率变动相关的问题被最小化。 

总而言之,如果您还没有将会计电算化,则应认真考虑这样做。在回顾了市场上所有的中小型企业会计套餐之后,我选择了在MYOB进行培训。在我看来,MYOB是最好的整体包装。可以从您所在国家的MYOB网站下载免费的90天试用版MYOB会计软件。该试用版是完整版,但任何与之建立业务的公司都只能输入90天的条目;之后,需要购买软件。我强烈建议您下载一个版本并进行查看。